Skip to main content

Jednym z najczęstszych sposobów nowoczesnej komunikacji jest poczta elektroniczna. możliwość wysyłania wiadomości od jednej osoby do odbiorców za pośrednictwem komputera. Media te były powszechnie nadużywane i nadużywane, a głównym winowajcą jest brak informacji, których należy unikać podczas korzystania z poczty elektronicznej. Podczas korzystania z tego obiektu ludzie robią rzeczy, które doprowadzają większość odbiorców do ściany. Istnieją setki nakazów i zakazów, więc w tym artykule omówię kilka ważnych kwestii związanych z korzystaniem z poczty e-mail. Używam e-maila od ponad dekady. Jest to jeden z najlepszych sposobów komunikowania się, ale jak każdy inny obiekt podlega nadużyciom i nadużyciom. Nadużycie zawsze obserwowano w sytuacjach, w których cel założenia przedsiębiorstwa jest niejasny. E-maile są jeszcze z nami przez jakiś czas, więc użytkownicy muszą ćwiczyć etykietę, aby każdy, kto ich używa, lubił to robić.

Wskazówki e-mail:

1. Otwórz wiadomość e-mail i odpowiedz szybko – Wysyłanie wiadomości e-mail i otrzymywanie pojedynczej odpowiedzi jest bardzo frustrujące. Można się zastanawiać, czy e-maile przeszły w ogóle, czy były po prostu opóźnione. Odpowiedź na wiadomość e-mail nie jest wymagana do potwierdzenia przeczytania wszystkich załączników itp. Możesz odpowiedzieć, aby po prostu przekazać otrzymane informacje, a później przeczytasz bardziej szczegółowo. Daje to nadawcy poczucie pocieszenia. Chociaż zachęcam do szybkiego otwierania wiadomości e-mail, należy zachować ostrożność w przypadku podejrzanych tematów i załączników, aby komputer nie był zainfekowany wirusami.

2. Wyjaśnij, co chcesz przekazać – Długie e-maile nigdy nie przyciągają uwagi czytelnika. Przejdź do rzeczy szybciej, aby upewnić się, że ludzie czytają i rozumieją twój punkt przy użyciu jak najmniejszej liczby słów. Nie zalecam, abyś zaczął używać slangu i stenografii do wiadomości e-mail. Ludzie właśnie zostali zatrudnieni, ponieważ wzrosły wymagania w miejscu pracy i ogólnie w życiu. Twój temat powinien pasować do tego, co masz w treści wiadomości i załączniku. Unikaj wprowadzania w błąd ludzi kuszącymi tematami i tekstami, ale dodatek nie spełnia oczekiwań. Zawsze pamiętaj, aby odświeżyć swój e-mail i dokładnie sprawdzić, czy wszystko, co chciałeś powiedzieć, zostało powiedziane. To irytujące pisać cztery razy na ten sam temat i dodawać nieco więcej informacji do każdego e-maila. Ludzie zawsze czekają na czwartą wersję swojego e-maila, gdy zauważą trend. Wyraźnie zaznacz w swoim e-mailu, czy są to informacje, czy środki.

3. Organizuj i zarządzaj swoimi e-mailami – Jeśli jesteś zorganizowany, będziesz bardziej efektywny dzięki e-mailom, co będzie ekscytującym doświadczeniem. Pierwszą rzeczą, którą robię po otwarciu skrzynki pocztowej, jest zaznaczenie i oznaczenie całego spamu lub wiadomości-śmieci i natychmiastowe wyrzucenie ich do kosza. Tworzę również foldery do przechowywania wiadomości e-mail w różnych kategoriach. Aby zautomatyzować proces archiwizacji, tworzę reguły e-mail, dzięki którym e-maile mogą być przechowywane w różnych folderach bez mojej interwencji. E-maile, w których nie znajduję żadnej wartości, również zostaną natychmiast usunięte, aby były przydatne. Na pewno przekonasz się, że w ten sposób możesz przetwarzać setki e-maili bez żadnych oznak zmęczenia. Aby nie zapomnieć, że wiadomości e-mail są śledzone, zwykle zaznaczam je jako nieprzeczytane, aby przyciągnęły moją uwagę. Pomaga mi pozostać przy piłce, ponieważ nie mogę znieść nieprzeczytanych wiadomości e-mail zbyt długo. Jestem zszokowany, gdy widzę osoby z 400 nieprzeczytanymi wiadomościami, ważne wiadomości są ukryte w mało przydatnych wiadomościach e-mail, więc pomijam spotkania, odkładam spotkania itp.

4. Zwróć uwagę na swój adres – Dowiedz się, do kogo wysyłasz wiadomość, do którego kopiujesz informacje (cc) i do kogo ślepo kopiujesz (bcc), co oznacza, że ​​otrzymasz kopię wiadomości e-mail, a inni odbiorcy nie będą o niej wiedzieć. Rozprowadzając biuletyn lub wysyłając e-maile do setek osób, zawsze dołączaj adresy w bcc. Niechciane wiadomości e-mail są wysyłane w całej sieci, ponieważ ludzie niepotrzebnie ujawniają adresy innych osób. To może być denerwujące. Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail od osoby skopiowanej do 5 innych osób, użyj opcji odpowiedzi, aby wysłać odpowiedź do nadawcy, który nie odpowie na wszystkie z nich. Odpowiedz wszystkim wysyła odpowiedź do wszystkich, którzy otrzymali wiadomość e-mail. Korzystaj z odpowiedzi w sytuacjach, gdy jest to niezbędne.

5. Formatowanie wiadomości e-mail i dokładność są ważne – Ważne jest, aby pamiętać, że e-mail jest tylko substytutem odręcznego listu, który był powszechny we wcześniejszych czasach. Ludzie bardzo ostrożnie formatowali swoje litery. Nawet przy użyciu narzędzi i narzędzi, które mogą poprawnie formatować wiadomości e-mail, sprawdzać pisownię, gramatykę itp., Użytkownicy nadal wysyłają nieprzetworzone, błędne wiadomości e-mail do odbiorców. Zawsze szukaj pisowni, aby upewnić się, że komunikujesz to, co pierwotnie chciałeś powiedzieć. Łatwo jest przekazać coś przeciwnego. Skanowanie wiadomości e-mail tylko oczami nie pomoże Ci naprawić błędów, na które twój umysł jest ślepy. Czasami zobaczysz błąd, jeśli usuniesz się z e-maila i wrócisz po kilku minutach. Nie wpisuj WSZYSTKICH WRAŻĄCYCH CZAPEK ani wszystkich leniwych małych liter, ponieważ oba przekazują nastawienie. Unikaj wielu kolorów w e-mailach. Nie chodzi o dekorację i tło, chodzi o przesłanie. Unikaj emotikonów w jak największym stopniu, szczególnie w przypadku e-maili biznesowych. Śmiesznie wyglądające czcionki mogą być denerwujące, ponieważ czytanie wiadomości e-mail zajmuje więcej czasu. Unikaj ich.

6. Wymagane jest odpowiednie zarządzanie załącznikami – Od czasu do czasu możesz chcieć, aby odbiorca miał dostęp do załączonego pliku. Nie zakładaj, że wszyscy odbiorcy mają tę samą wersję programu, aby otworzyć załączniki. Zapisz załączniki w formacie, który można otworzyć w dowolnej wersji programu odbiorcy. Ogromne załączniki muszą zostać skompresowane, aby ułatwić przenoszenie. Niektóre serwery skracają duże załączniki, aby Twoje informacje nie były odbierane. Zawsze wysyłaj osobny e-mail, aby potwierdzić odbiór dużych załączników. Nie każdy ma szybkie łącze internetowe do pobrania. Nigdy nie zakładaj, że możesz ufać załącznikom, ponieważ wiesz, kto wysłał wiadomość e-mail. Wirusy są zwykle dołączane do wiadomości e-mail. Jeśli komputer odbiorcy jest narażony na atak bez ochrony antywirusowej, zostaje zainfekowany po uruchomieniu lub otwarciu załącznika.

7. Uważaj na te naprzód – Oceń przydatność lub przydatność i ważność wiadomości e-mail przed przekazaniem jej innym osobom. Niektóre „oferty specjalne” itp. To tylko żarty lub spam. Możesz nie wiedzieć, co powoduje wysyłanie wiadomości e-mail do osób, do których wysyłasz. Jakość i rodzaj wysyłanego e-maila wpływa na to, jak ludzie Cię widzą. Zawsze znajdź czas, aby dodać osobisty komentarz do wiadomości e-mail, aby odbiorca wiedział, że przeczytałeś i co musisz zrobić. Jeśli nie możesz wpisać komentarza, nie przejmuj się przesyłaniem dalej. Pamiętaj, aby przesyłać wiadomości e-mail o charakterze politycznym lub seksualnym. Ludzie, którzy otrzymają ten e-mail, mogą nie docenić Twojej „hojności”. W firmach, w których pracowałem, zgodziliśmy się, że każdy, kto znalazł nagość i humor seksualny, został całkowicie zbanowany lub poddany środkom dyscyplinarnym. Materiały pozabiznesowe to marnowanie zasobów biznesowych. Być może wiadomość nie została utworzona, ale przesyłanie 30 wiadomości (w tym inspirujących) dziennie wydaje się oburzające. Unikaj masowej wysyłki od osób, które nie poprosiły o tę usługę. Wiem, jak się czuję, gdy otrzymuję te masowe wysyłki, więc nie próbuję robić tego innym.

8. Przećwicz pocztę grzecznościową – Jeśli wysyłasz wiadomość, którą uważasz za żart, bądź grzeczny, aby przeprosić. Czasami wysyłasz wiadomość, która oznacza jedną rzecz, ale odbiorcy mogą przeczytać ją w innym kontekście, powodując oburzenie. Nie obrażaj obrażeń, reagując gniewnie. Po prostu wyjaśnij, co miałeś na myśli. Nie ma powodu, aby używać systemu poczty elektronicznej do prowadzenia wojny o słowa. Nie ma czasu do stracenia. Zanim zaczniesz denerwować się „osobami, które nie odbierają”, sprawdź folder śmieci lub wiadomości-śmieci, jeśli odpowiedzi nie zostały automatycznie zarchiwizowane automatycznie.

9. Radzenie sobie z e-mailami emocjonalnymi – E-maile, które piszesz, gdy czujesz się naładowany emocjonalnie, czasami powodują żal. W przeciwieństwie do listu, który daje czas po napisaniu, zanim dotrzesz do skrzynek pocztowych. W większości przypadków po kliknięciu przycisku Wyślij wiadomość jest trudna do uzyskania. Zawsze cofnij się i zadaj sobie pytanie, czy udzielona odpowiedź będzie spójna następnego dnia. Poczekaj do dziś i wyślij wiadomość. Przekonasz się, że wiele pików spada, jeśli komunikują się one nieprawidłowo lub odbiorca rozwija barierę komunikacyjną. Ludzie są istotami emocjonalnymi. Każde wypowiedź może łatwo mieć 8 różnych konotacji czytanych przez 8 różnych osób, ponieważ pochodzą one w większości z różnych środowisk i doświadczeń. Mają także różne siły emocjonalne. Uważaj na stwierdzenia, które mogą spowodować potknięcie się płci przeciwnej, takie jak „kochaj, tęsknię za tobą, dużo uścisków i całusów”. Bądź wrażliwy na odbiorcę.

10. Rada końcowa – To, że masz czyjś adres e-mail, nie oznacza, że ​​możesz go udostępnić wszystkim. Jeśli ktoś chce mieć ten e-mail, powinien sam go wyszukać. Unikaj używania firmowego adresu e-mail do subskrypcji online. Użyj swojego prywatnego adresu, ponieważ firmowy adres e-mail służy wyłącznie do celów biznesowych. Chroń swój e-mail, przesyłając kopię na adres domowy. Nawet jeśli komputer zostanie skradziony lub uszkodzony, nadal masz kopię zapasową wiadomości e-mail. Nigdy nie wiadomo, kiedy potrzebujesz dowodu wysłania wiadomości e-mail. Może to być adres e-mail, którego używasz, aby uwolnić się od zarzutów lub wyroków skazujących przed sądem. Jeśli używasz swojego służbowego adresu e-mail do wysyłania postów lub opinii, zawsze dodawaj oświadczenie, że twierdzisz, że Twój pogląd nie należy do Twojego pracodawcy. W przeciwnym razie użyj osobistego adresu e-mail, aby wysłać osobiste widoki i ustawienia. Ostatnią rzeczą, jakiej kiedykolwiek potrzebujesz, jest umieszczenie domeny pracodawcy na czarnej liście.

[ff id=”2″]