Skip to main content

• NOWOCZESNA USŁUGA ODZYSKIWANIA ZAPISÓW MEDYCZNYCH – AUTOMATYZACJA, ZGODNOŚĆ, OSZCZĘDNOŚCI

Nowoczesna usługa Medical Records Retrieval (MRR) to połączenie nowoczesnej technologii internetowej i zgodnego rozwiązania outsourcingowego. W przeszłości prawnicy i ich prawnicy musieli planować część swojego czasu, często dużo czasu, na zebranie informacji potrzebnych w sprawach dotyczących dokumentacji medycznej. To nie jest tak, że proces jest złożony. Przeciwnie, każdy prawnik, aplikant adwokacki i przedstawiciel prawny dokładnie wie, co robić.

Może się to wydawać proste, ale jest to proces bardzo intensywny ręcznie. Ktoś w firmie musi potwierdzić potrzebę dokumentacji. Wymagane formularze muszą zostać wypełnione, aby zapewnić zgodność z różnorodnymi przepisami (w tym HIPAA), które firma i często pacjent (który może być klientem firmy) lub nie muszą go inicjować. Firma musi następnie śledzić postęp wniosku i ostatecznie otrzymywać, przeglądać i organizować wyniki lub ustalić, że nie ma dostępnych dokumentacji medycznej na ten temat.

Aby wspierać działalność związaną z prowadzeniem firmy prawniczej, zaawansowane i niedrogie narzędzia programowe obejmują adopcję nowego klienta / firmy, automatyzację przepływu pracy i zarządzanie konfliktami. Dostawcy, którzy zapewniają narzędzia do wczesnej oceny przypadków i przegląd technologii oparty na e-discovery, już oferują rozwiązania dla małych firm i indywidualnych praktyków. W tym artykule pokażemy, jak poprawić wydajność, obniżyć koszty i lepiej zarządzać rozliczeniami MRR.

Jak działają usługi wyszukiwania dokumentacji medycznej

Tak działa typowa usługa MRR dla małej firmy / indywidualnej praktyki. Jeden z pracowników firmy loguje się na bezpiecznej, szyfrowanej stronie internetowej. Następnie przesyła zamówienie zawierające szczegółowe informacje o pacjencie, wymagane zapisy i wszelkie inne dane wymagane do zrealizowania żądania. To, co dzieje się potem, jest naprawdę przełomową działalnością. Zamiast fakturowanych zasobów firmy śledzących żądania rekordów od szpitali, lekarzy i innych podmiotów świadczących opiekę zdrowotną, wykonują one inne produktywne prace, podczas gdy proces MRR przebiega sam i ostatecznie dostarcza wymaganych informacji i dokumentów lub informuje, że nie było dokumentów odpowiedzi .

Pytania dotyczące usług MRR

Dostępność usług MRR stawia następujące ważne pytania dla wszystkich prawników, zwłaszcza indywidualnych i małych firm:

• Jak zacząć od usługi MRR?

• W jaki sposób przetwarzane są żądania rekordów?

• Czy ten proces jest zgodny z HIPAA?

• Kiedy i jak będę informowany o statusie moich zapytań?

• Jak rozdzielić koszty / opłaty związane z outsourcingiem pobierania dokumentacji medycznej?

Wybór dostawcy MRR

Rozważ następujące najlepsze praktyki, aby zmniejszyć ryzyko wyboru niewłaściwej usługi MRR:

1) Upewnij się, że usługa MRR może zapewnić bezpieczny dostęp do swojej strony internetowej (i twoich dokumentów) za pomocą loginu i hasła.

2) Zrozumienie procesów usługi MRR w celu zapewnienia ochrony prywatności.

3) Zrozumieć umowy dotyczące poziomu usług, które wyjaśniają proces i oczekiwany czas przetwarzania.

4) Upewnij się, że usługa MRR ma doświadczenie w przyspieszaniu żądań rekordów, żądając listy klientów referencyjnych.

5) Zapoznaj się z procesem informowania Ciebie i / lub Twoich pracowników o aktualizacjach, w tym o dostępności rekordów lub wiadomości „Nie znaleziono rekordu”.

6) Zapytaj o plan cenowy usług MRR, najlepiej w formacie, który pozwala porównać opłaty za inne usługi MRR od jabłka do jabłka.

Jeśli to możliwe, dedykowana usługa MRR jest lepszym wyborem niż firma oferująca różnorodne usługi prawne, z których odzyskiwanie dokumentacji stanowi jedynie niewielką część jej ogólnej działalności.

Pierwsze kroki z dostawcą MRR

Wybierając dostawcę MRR, kroki, aby rozpocząć współpracę z dostawcą są proste i są podobne do tych, aby zarejestrować się w dowolnej usłudze online:

• Firma identyfikuje zatwierdzony personel, który jest upoważniony do dostępu do bezpiecznego systemu.

• W tym momencie tworzony jest unikalny identyfikator użytkownika dla firmy, który wymaga bezpiecznego hasła dla każdego przyszłego dostępu.

• Często jest to również czas, w którym podawane są informacje na fakturze, a zatem tworzone jest konto finansowe w firmie i MRR do przyszłego fakturowania.

• Każda upoważniona osoba wypełnia nowy profil użytkownika i nowe żądanie logowania. Użytkownik musi podać adres e-mail i dane kontaktowe telefonu.

• Obowiązkiem kancelarii jest jak najszybsze powiadomienie MRR, jeśli istniejący autoryzowany użytkownik zostanie usunięty z kontroli dostępu. MRR powinien zaradzić sytuacji i zareagować natychmiast po usunięciu dostępu użytkownika.

• Podczas gdy korzystanie z witryny MRR powinno być dość łatwe dla większości użytkowników przy minimalnym przeszkoleniu, pracownicy serwisu MRR zazwyczaj otrzymują dodatkowe wsparcie witryny przez telefon lub e-mail.

Ochrona prywatności

Niezależnie od tego, jak korzystna jest ta technologia, firma musi zapewnić przestrzeganie federalnych i stanowych wytycznych HIPAA, a także wszystkich zasad etycznych mających na celu utrzymanie zaufania klientów. Dlatego muszą upewnić się, że usługa MRR gromadzi, hostuje i zapewnia dostęp do rejestrów klientów, przestrzegając jednocześnie wytycznych dotyczących ochrony danych. Uwaga: Powinno to być częścią należytej staranności przy wyborze dostawcy.

Usługa MRR powinna być zgodna z federalnymi i stanowymi przepisami dotyczącymi ochrony danych. Usługi MRR powinny być na bieżąco na temat zmian zasad ochrony danych, takich jak prawo HITECH.

Umowy MRR powinny wyraźnie stwierdzać, że żadne osobiste informacje zdrowotne (PHI) nie powinny być nigdy wykorzystywane do działań pozabiznesowych, takich jak marketing i / lub generowanie menedżerów sprzedaży.

Przetwarzanie danych

Po wybraniu usługi MRR i skonfigurowaniu konta uzyskanie dokumentacji medycznej jest stosunkowo łatwe:

• Po wprowadzeniu żądania w systemie usługa MRR tworzy żądanie rekordu MRR powiązane z unikalnym identyfikatorem osoby żądającej (konkretnego użytkownika w firmie) i potwierdza otrzymanie żądania pocztą elektroniczną.

• Recenzent jest instruowany, aby ocenić działania wymagane do spełnienia wymagania i powiadamia użytkownika o wszelkich pytaniach dotyczących żądania zapisu. W niektórych stanach, w tym w Kalifornii, usługa MRR może zostać wysłana do dostawcy opieki zdrowotnej w formie elektronicznej, więc transakcje w formie papierowej nie są wymagane.

• Dostawca śledzi następnie żądanie i wykonuje wszelkie dalsze działania komunikacyjne przy użyciu wszelkich dostępnych środków, w tym wiadomości e-mail, telefonu lub osobistych wizyt, jeśli to konieczne, w celu uzyskania wyraźnych kopii wymaganych zapisów.

• Jeśli rekord jest dostępny i czytelny, jest skanowany do bezpiecznego systemu internetowego, aby użytkownik mógł uzyskać do niego dostęp. W przeciwnym razie żądanie zostanie opatrzone adnotacją „brak rekordu” i zgłoszone użytkownikowi.

Komunikacja jest kluczem

Nic nie może być bardziej frustrujące dla zarządzania sprawami niż oczekiwanie na informacje, których potrzebujesz od stron trzecich. Usługa MRR musi nie tylko przesłać żądanie zapisu do dostawcy opieki zdrowotnej, ale także zapewnić firmie bieżącą i terminową odpowiedź dotyczącą statusu. Każdy rekord musi być śledzony w czasie rzeczywistym ze szczegółowymi notatkami od agentów MRR. Usługa MRR powinna wysyłać powiadomienia, gdy wymagane są dodatkowe informacje, odpowiadać na e-maile oraz zapewniać link do pobrania i / lub przeglądania zakończonych wniosków, gdy tylko dostępne będą rekordy. Ponownie należy określić praktyki komunikacyjne dostawcy podczas procesu selekcji i uwzględnić je w umowie.

Szybkość ma również kluczowe znaczenie

Uzyskiwanie dokumentacji medycznej na czas ma zasadnicze znaczenie dla reagowania na odkrycia, złożenia lub odrzucenia wniosku o ocenę podsumowującą, aktualizacji eksperta lub rozwiązania sprawy. Niezawodna usługa MRR oferuje szybkie przetwarzanie. Mają doświadczenie w pracy z placówkami medycznymi, aby uzyskać rekordy szybciej niż wewnętrzny personel kancelarii. Wreszcie pracownik kancelarii może czasami natknąć się na dokumentację medyczną (lub czuć się zagubioną) w celu uzyskania dokumentacji medycznej, ale usługa MRR jest specjalistą w gromadzeniu informacji, w tym „Nie znaleziono dokumentacji”. „Tak więc prawdziwym zadaniem usługi MRR jest uzyskanie dokumentacji medycznej, więc proces będzie ograniczony do szeregu konkretnych kroków i będzie w stanie wspierać klientów za pośrednictwem interfejsu internetowego.

Relacje ze świadczeniodawcami

Czasami szpitale, gabinety lekarskie i inni pracownicy służby zdrowia traktują sporadyczne prośby adwokata o dokumentację medyczną jako niedogodność i nie reagują tak szybko, a może tak kompletnie, jak by tego chciał prawnik lub klient. Inteligentna usługa MRR zbuduje długoterminowe relacje ze świadczeniodawcami i ich pracownikami, aby szybko i skutecznie uzyskać potrzebne dane. Poprawia to jakość produkcji dokumentów, obniża koszty i przyspiesza proces.

Siła bazy danych

Dokumentacja medyczna często może znajdować się w innym miejscu lub mieście niż dostawca opieki zdrowotnej. Na przykład dokumentacja fakturowania w szpitalu zazwyczaj znajduje się w obiekcie zewnętrznym, czasem w innym stanie. Wraz z pojawieniem się dokumentacji elektronicznej coraz więcej podmiotów świadczących opiekę zdrowotną scentralizowało swoją dokumentację poza firmą z firmą macierzystą swojej grupy medycznej / szpitala. Bez informacji o tym, jak i gdzie żądać zapisów, wewnętrzni pracownicy mogą marnować cenny czas na wysyłanie wniosków do niewłaściwych lokalizacji lub inwestowanie czasu, aby dowiedzieć się, gdzie wysłać te wnioski. Istotna baza danych o tym, gdzie i jak żądać dokumentacji od dostawców opieki zdrowotnej, jest zatem kluczem do oszczędności czasu, zapewnienia pełnego wyniku i oszczędności pieniędzy. Usługi MRR mają motywację i zasoby do opracowania takiej bazy danych. Kancelarie prawne, zwłaszcza solówki i małe kancelarie prawne, tego nie robią.

Oprócz znaczenia bazy danych dla żądania dokumentacji medycznej, jest to również ważne dla produkcji. Prawie wszystkie dane medyczne są tworzone w formacie cyfrowym. Rekordy są zwykle dostępne w formacie pliku PDF lub TIFF, dzięki czemu można je przeszukiwać w wielu systemach zarządzania dokumentami – w tym w systemach lokalnych, chmurowych, internetowych lub hybrydowych. Zazwyczaj są one udostępniane do pobrania i / lub przeglądania z dowolnego miejsca na dowolnym urządzeniu obsługującym bezpieczny mikrobrowser. Usługa MRR prowadzi dokumentację medyczną w celu stałego dostępu użytkownika i całego upoważnionego personelu.

Koszty MRR i inne czynniki

Usługa MRR obciąża Cię odpowiednimi opłatami. Ponieważ jednak zasoby firmy mogą swobodnie pracować nad działaniami, które generują przychody dla firmy, koszty korzystania z usługi MRR są co najmniej częściowo i być może w pełni zrównoważone. W zależności od umowy opłat z klientem faktury za usługę MRR mogą zostać zwrócone klientowi bezpośrednio lub przynajmniej zaksięgowane jako koszty podlegające zwrotowi. (Wiele usług MRR nie pobiera opłat miesięcznych za założenie konta, więc firma ponosi tylko opłaty za użytkowanie, które mogą następnie zostać naliczone za przypadki, które ich wymagają).

Podsumowanie

Podczas gdy wiele firm kontynuuje podejście „zrób to sam”, solówki i małe firmy powinny rozważyć skorzystanie z usługi MRR. Oprócz wyższych kosztów instalacji i utrzymania własnego systemu zarządzania danymi, niskie koszty i zużycie zasobów sprawiają, że jest to mniej korzystna alternatywa. Wykwalifikowana, doświadczona usługa MRR oferuje opłacalną, solidną platformę do przetwarzania, monitorowania i śledzenia żądań dokumentacji medycznej. Zarządzanie rekordami danych i zarządzanie nimi jest zgodne z HIPAA, zawsze dostępne i bezpieczne – które wewnętrzne procesy mogą nie być związane z powiązanym ryzykiem. Korzystanie z usługi MRR nie wymaga żadnych kosztów kapitałowych w celu korzystania z cyfrowo przesłanych i zaktualizowanych dokumentacji medycznej. Stałe zasoby można konwertować z żądań rekordów śledzenia na znaczące i generujące opłaty działania. Zadowolenie klienta może wzrosnąć, ponieważ sprawy mogą być przetwarzane bardziej wydajnie, a biznes może się rozwijać. Wyniki korzystania z usługi MRR są mierzalne i natychmiastowe. Jest to dosłownie skok kwantowy za pomocą jednego kliknięcia od ręcznych procesów wymagających dużej ilości zasobów do nowoczesnego, cyfrowego, bezpiecznego zarządzania przez Internet dla Twojej praktyki.

[ff id=”2″]